Superpoderes de Facilitador: El futuro.

Este es un artículo que escribí para impartir un workshop en Marzo del 2021. Al final del mismo agrego los slides de la charla, espero que sea de su agrado y cualquier duda no duden en contactarme personalmente.

Que es la facilitación?

Comencemos por alinearnos frente a que es la facilitación.

Según el instituto de cultural affairs de UK:

Facilitation is a set of skills to be used in working with a group, enabling and supporting them to achieve their objectives in a way that involves and respects all contributions, builds ownership and releases the potential of the group and its members. It helps differentiate between process and content.

Mi definición personal es: Abrir el juego para generar mejores conversaciones.

Siempre con un equipo involucrado, para que exista una conversación tienen que haber por lo menos dos personas interactuando. El facilitador, en ese caso modera y facilita el espacio para que la conversación estructurada exista, acompañando al equipo, y por momentos lo lidera.

Es muy importante entender estos dos conceptos y sus diferencias: Acompañar, y Liderar.

Cuándo decimos que el facilitador acompaña al equipo?. Un simple ejemplo de esto es, cuando el facilitador explica una dinámica, y se retira del centro de atención, dejando que la co-creación se lleva a cabo. Claro, proveyendo un marco, con todas sus herramientas al equipo para una colaboración exitosa.

Cuándo decimos que el facilitador lidera una conversación?, un claro ejemplo es cuando la conversación comienza a irse de foco, entonces sugiere un parking-lot. Otro claro ejemplo es cuando el tiempo corre, entonces poniendo en contexto al equipo que el tiempo se está terminando y tenemos objetivos que cumplir aún. O un integrante del equipo distrae al resto de los integrantes, el facilitador “llama la atención” de esta persona siempre en pos de cumplir el objetivo trazado en el tiempo acordado.

La facilitación en el futuro, y su importancia en los tiempos que corren

Todos sabemos que los problemas en las organizaciones han ido cambiando a medida que fueron cambiando los tiempos. Por ejemplo, hoy (saliendo de los detalles) podríamos hablar en términos de pre-pandemia, y de pandemia (que todavía venimos atravesando). Estamos en momentos de incertidumbre, lo cual presenta muchos desafíos no sólo para las organizaciones, sino también para las personas. El mundo cambió a fully-remote, por lo cual también cambiaron las conversaciones, y por ende nuestra forma de percibir el mundo que nos rodea. Esto no quiere decir que ya no persigamos objetivos personales u organizacionales, pero para ello hay que cambiar el lenguaje, la forma de percibirnos y de percibir al otro. Aquí es donde el rol del facilitador es clave, y va a ser aún mucho más importante en lo que se viene. Facilitar un espacio donde fluyan buenas conversaciones, se tomen decisiones, y se propongan próximos pasos hoy en día es clave. Debemos comenzar hoy.

Facilitación onsite vs. facilitación remota

Cuando en un escenario pre-pandemia nos convocábamos en un war-room, tomábamos post-its del centro de la mesa, también los respectivos sharpies, y comenzábamos con la co-creación, creíamos que estábamos suficientemente desafiados.

Hoy, nos damos cuenta que el desafío es otro. Cómo mantener el momentum en reuniones online, en las cuáles debemos tomar decisiones mientras nuestros hijos están pidiendo poner Shawn the sheep en la laptop (true story), o no paran de hablarnos en nuestra home-office. Bueno, este es un desafío totalmente nuevo.

O mi favorita, la famosa Zoom fatigue. También conocida como “no soporto una reunión mas de zoom…”. Horas y horas de reuniones a diario, que no van a causarnos otra cosa que una aversión al estar conectado viendo caritas con fondos virtuales de playas o del golden gate.

Desafíos que existen, y cada día se vuelven más relevantes.

Pero..con todos estos desafíos, por donde comienzo?

Algunas recomendaciones para facilitar espacios de conversación son:

Utilizar herramientas de co-creación visual. Mural o Miro son mis recomendadas. Al crear la narrativa en las herramientas, nos aseguraremos de que el equipo irá siguiendo los pasos sugeridos a media que va pasando el tiempo.

Ventana de tiempo clara y definida para cada dinámica sugerida. Otro punto importante para que la conversación fluya de la mejor forma. Para dos personas que están teniendo una conversación, tener una referencia de cuánto tiempo viene llevando la charla, y más importante, cuánto tiempo resta para concluir la dinámica es vital. De esta forma los interlocutores van a elegir mejor sus palabras y su forma de comunicar su idea, de forma más efectiva.

Pedir cordialmente a los participantes que prendan su cámara. Nada como saber qué están haciendo, si están involucrados, si están en condiciones óptimas para una dinámica de una hora por ejemplo.

Entender cuál es el objetivo que queremos alcanzar con el workshop, y darle un marco. Definir un flujo de trabajo, templates o plantillas para que el equipo simplemente fluya. (Más de esto en el próximo artículo).

Conclusion

En los tiempos que corren, donde la incertidumbre es la reina, la distancia social y el cansancio comienza a caer en nuestros hombros luego de estar horas y horas sentados frente a la laptop, todos tenemos un deber. Aquí no importa el rol, todos y todas podemos ser mejores facilitadores, saquemos nuestro superpoder y tengamos mejores conversaciones!!

Key takeaways

• Siempre abrir el espacio a conversaciones en un marco visual (Miro, Mural). Es muy importante que el equipo que está conectado a una reunión pueda seguir un flujo de trabajo que capte su atención.
• Asignar tiempo a las conversaciones. Otro detalle importante, al timeboxear las conversaciones, nos evitaremos el: “la conversación era buena, entonces dejé que siguieran conversando y tomó toda la reunión…”, y el no menos famoso “Tendremos que agregar otra reunión para cumplir los objetivos de la primera…”.
• Icebreakers: Siempre comenzar la reunión con un rompe-hielos de no más de 5 minutos. Esto crea un buen ambiente, y genera una nota positiva para comenzar la co-creación como equipo.

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Slides de mi charla: https://drive.google.com/file/d/1fmpqh94DMTg81kq1y2IWcURuFCbXIukX/view?usp=sharing