5 tips para generar adopción a las herramientas colaborativas online en tus equipos

Estas semanas cumplimos un año que estamos oficialmente atravesando una pandemia. Algo que nos cayó como un balde de agua fría a nivel mundial, no sólo cambió la forma en la que trabajamos, sino también la forma en que nos relacionamos como seres humanos. Ya no nos comunicamos como solíamos hacerlo, y ya no encontramos lugar para escudarnos o correr.

Aquí es donde las herramientas de comunicación y colaboración toman real relevancia. En un mundo que gira a velocidades impensadas, tenemos la responsabilidad de comunicarnos aún más y mejor.

Con esto en mente, la semana pasada un colega me preguntó: Mateo, cómo te las has arreglado para trabajar con un equipo que se muestra reticente a las herramientas de colaboración remota?. Mi respuesta motivó este artículo.

A continuación, voy a recomendarles cinco formas de introducir a tu equipo a “colaborar mejor”.

Otra herramienta más?…

A muchos de nosotros los cambios nos asustan, más cuando están rodeados en un aura incertidumbre, nos sacan de la zona cómoda, “pero si siempre lo hicimos de esta forma, porqué cambiar ahora?”. Por lo que, una introducción lenta, tranquila, sin mayores presiones, siempre va a ayudarnos a coachear un equipo para generar mejor comunicación interna.

A continuación voy a compartir cinco tips que he utilizado en el pasado y han dado sus frutos.

Tip#1 — Grabar un ejemplo de introducción explicado en video

Es un recurso que ayuda mucho para introducir al equipo a una herramienta. Tiene que ser un ejemplo extremadamente sencillo y narrado por nosotros. Esto logra que haya un mayor entendimiento y adopción de la herramienta. Se busca un llamado-a-la-acción, y que el equipo llegue a la próxima reunión con mayor conocimiento del tema a tratar (en este caso, el porqué de usar herramientas colaborativas y mejorar nuestra interacciones). Para este caso se pueden utilizar herramientas de grabación de video existentes como Loom.

Tip#2 — Comenzar con miembros del equipo puntuales

Una buena idea de generar adopción es comenzar trabajando individualmente con miembros puntuales del equipo. Los miembros ideales para comenzar son aquellos quienes creemos que están mas a fin de usar nuevas herramientas para comunicarse mejor. Esta estrategia va a generar influencia en los demás miembros del equipo, provocando así el acercamiento de los aún escépticos. Aquí recomiendo definir un problema común que esté atravesando el equipo, elegir algún template o plantilla tipo canvas, y pre-completar algunas partes (es importante mostrarse muy involucrado). Luego elegir un miembro del equipo y presentarle el avance, asegurándonos de abrir el juego para incluir su feedback, si quiere agregar su punto de vista, aún mejor. De esta forma nos aseguramos de ir generando entendimiento y por consiguiente adopción en el equipo. Para este punto, es muy importante que miembros del equipo escriban sus propias opiniones e ideas en post-its, para generar adopción emocional.

Tip#3 — Preparar una presentación con casos de éxito

Una técnica que he usado en el pasado cuando he querido introducir una nueva herramienta a un equipo es preparar una charla con diapositivas contando una historia de otra compañía o producto que adoptó herramientas similares y tuvo un alto impacto en su productividad.

Tip#4 — Co-crear el problema

Crear un espacio de conversación por ejemplo: un workshop para analizar problemas que tengamos como equipo. Hoy la comunicación es un problema que tenemos todos en los equipos con los que trabajamos, por lo que es un tema relevante a enfocarnos. Cuando el problema se co-crea, se genera mayor adopción y se crea un factor emocional. En otras palabras, se crea un sentido de pertenencia y un apoderamiento del problema que nos va a llevar a enfocarnos en soluciones co-creadas de acción inmediata.

Tip#5 — Contratar un facilitador freelancer

Contratar un entrenador o facilitador freelancer puede ser una buena idea cuando el equipo se encuentra reticente a utilizar nuevas tecnologías o herramientas para comunicarse y co-crear. Recomiendo que el entrenamiento sea enfocado a generar un espacio de conversación en el cuál el equipo encuentre valor, y a su vez aprenda más de la herramienta de primera mano.

Conclusión

Adoptar una nueva herramienta sin que hayan reticencias en un equipo no es tarea fácil. Mas que nada cuando el equipo ya viene funcionando de una forma y puede sentir que se quiere “cambiar la forma en que se viene trabajando”. Por lo que debemos ser muy cuidadosos e ir introduciendo el cambio muy de a poco.

Nota: Los tips o técnicas descritas más arriba se pueden combinar para lograr mejores resultados!

Qué otro tip se te ocurre??? :D